Se perfectionner à Microsoft Outlook
Utilisez-vous pleinement les fonctionnalités, notamment d'automatisation de certaines tâches ?
OBJECTIFS
Paramétrer et organiser sa boîte mail
Utiliser toutes les fonctionnalités d'envoi d'un email
Gérer son agenda
Gérer son activité grâce aux tâches, aux notes
Gérer ses contacts
PROGRAMME
Outlook (20mn)
Présentation des différents modules de l'interface
La gestion des emails (2h40)
Présentation de l'interface Outlook
Rédiger, envoyer, répondre et transférer un message. Utiliser les options d'envoi : importance, accusés de réception, modèles, signature, différer l'envoi, les boutons d'action
Gestion des pièces jointes : document, carte de visite, contact...
Le transfert de plusieurs messages
Créer une signature automatique
Bonnes pratiques de rédaction professionnelle des emails.
Les Quick-parts et les insertions automatiques
L'organisation de sa boîte mail : gagner en efficacité (1h45)
Trier, classer, rechercher des messages
Créer et utiliser des dossiers. Utiliser les catégories et indicateurs
Utiliser les boutons d'actions rapide. Créer des règles de gestion automatique des emails.
Pour un bon fonctionnement de sa boîte mail, nettoyer sa boîte (archivage, suppression, etc.)
La gestion des contacts(1h25)
Ajouter, modifier et supprimer des contacts. Création de listes de distribution
Gestion des carnets d'adresses
Associer un contact à un rendez-vous ou un mail
Planifier et organiser efficacement son temps avec l'agenda (2h)
Affichage et organisation du calendrier
Créer, modifier et supprimer un rendez-vous
Utiliser les catégories, Utiliser les rappels et options de récurrence
Créer une réunion (participants, salle, visio)
Modifier ou supprimer une réunion dans une série
La fonction planification ou comment planifier rapidement une réunion
Partage de calendrier
Suivre son activité et ses priorités avec les tâches et notes (1h15)
Créer et gérer des tâches
Prioriser et suivre l'avancement, les alertes, les récurrences
Lier les tâches à des mails. Affecter une tâche à un tiers
Utiliser les notes
Optimiser l'utilisation d'Outlook (3h)
Recherche rapide et filtres intelligents
Raccourcis clavier utiles
Paramètres utiles et personnalisation de l'interface
Les options de corrections automatiques / la langue de rédaction
Utilisation d'Outlook web
Utilisation de Copilot pour rédiger ou corriger des emails.
DUREE
2 jours
PUBLIC
Toute personne souhaitant maîtriser l'ensemble des fonctionnalités
Pré REQUIS
Connaître déjà les fonctions de base
PEDAGOGIE
Présentation des fonctionnalités et manipulations : 20 % de théorie, 80 % de pratique.
Le stagiaire pourra travailler sur ses propres cas. L'idéal pour cela étant que chaque participant apporte son propre ordinateur.
EVALUATION
Auto-évaluation de positionnement par entretien ou questionnaire.
Auto-évaluation des acquis de la formation par questionnaire amenant à une réflexion sur un plan d'actions.
SITUATION DE HANDICAP
Prévenez-nous assez tôt de situation de handicap (cognitif, psychologique, moteur, sensoriel...) pour que nous puissions échanger avec le formateur sur vos besoins d'aménagement, de compensation, appuis, ressources, accessibilité...
SANCTION DE LA FORMATION
Une attestation de formation sera envoyée post formation.
