Travailler en open space
L'open-space présente de nombreux avantages : facilitation du travail en équipe, atténuation des liens hiérarchiques, meilleure circulation de l'information... Mais c'est aussi un mode d'organisation de l'espace très exigeant. "En open-space, tout défaut prend plus d'importance".
Le bruit est l'inconvénient majeur des espaces de travail ouverts. Entre les conversations téléphoniques, le ronronnement des appareils en tout genre et les discussions, les décibels ont vite fait de grimper.
Alors que ce mode d'organisation de l'espace de travail se généralise, la fatigue et le stress générés par la proximité physique des salariés sont de moins en moins bien supportés.
Des solutions existent pourtant pour favoriser le travail en silence dans les espaces ouverts : choix au moment de la conception des plans, organisation de l'espace, et si chacun y met du sien, quelques bonnes pratiques ou petites astuces de dernière minute.
OBJECTIFS
Optimiser le travail dans les espaces ouverts
Différencier les avantages de l'open-space et les inconvénients
Réfléchir à l'usage que l'on veut faire de son environnement au lieu de le subir : le choix des locaux et l'organisation de l'espace
Définir et édicter ensemble des règles de bonne conduite pour optimiser son travail dans des espaces ouverts.
PROGRAMME DE LA FORMATION
Le choix des locaux
La première des conditions pour rendre l'espace de travail vivable est évidemment sa superficie.
Opter pour des matériaux non réverbérant : les matériaux choisis au moment de la conception des plans, à la fois pour les murs, les plafonds et les sols, influent de manière importante sur la circulation des sons dans l'open-space.
Les solutions relatives à l'organisation de l'open-space lui- même
Identifier et Isoler les espaces bruyants : photocopieur, imprimante partagée, porte d'entrée, coin café...
Délimiter des espaces pour la circulation : bien identifier les zones dédiées à la circulation des personnes évite que celles-ci soient tentées de s'arrêter aux différents postes de travail.
Avoir recours à des cloisons intermédiaires.
Prévoir des salles de réunions.
Réduire le bruit des appareils.
Les attitudes à adopter
Identifier à travers des modèles de compréhension les raisons liées à l'open space qui créent des incompréhensions et des malentendus dans la communication et favorisent des situations de stress.
Mettre en place des pratiques ou astuces pour faciliter le travail en espaces ouverts.
Les solutions individuelles
Quelles sont vos propres solutions actuelles ?
Solutions matérielles : mettre un casque ; mettre en place des pratiques ou astuces pour faciliter le travail en espaces ouverts : par exemple des codes de couleur pour indiquer sa disponibilité : une signalétique rouge, jaune... ; s'isoler dans des salles de réunion de façon régulière : par exemple le lundi, mercredi et vendredi de 9h à 11h (la régularité crée des habitudes chez soi et chez les autres et permet d'avancer sur les sujets de fond identifiés)
Solutions psychologiques : exercice de respiration et de visualisation pour créer une bulle de calme.
Evacuer le stress au fur et à mesure : apprendre des techniques de relaxation centrée sur la respiration et ralentir l'agitation mentale et baisser le rythme cardiaque.
Les solutions collectives
Se poser les questions clefs : Que voulons-nous définir pour optimiser le fonctionnement de l'open-space ? Quelles anomalies voulons-nous pallier ?
Négocier et définir les règles de fonctionnement concernant : les comportements individuels ; l'organisation
Faire vivre les règles communes : les écrire, les transmettre à toutes les personnes concernées, les respecter, ne pas accepter les dérives
DUREE
1 jour
PUBLIC
Tout public travaillant en open space, sur plateau
Pré REQUIS
Aucun
EVALUATION
Auto-évaluation de positionnement par entretien ou questionnaire.
Auto-évaluation des acquis de la formation par questionnaire amenant à une réflexion sur un plan d'actions.
PEDAGOGIE
Exercices pratiques individuels ou collectifs, échanges entre professionnels.
Jeux dans une dynamique d'épanouissement, de plaisir et de sérieux professionnel.
Utilisation de diverses méthodes de dynamique de groupe.
SANCTION DE LA FORMATION
Une attestation de formation sera envoyée post formation.
