Concevoir et réaliser un évènement
Le choix de l'évènement, sa méthodologie de conception et de réalisation sont des points essentiels pour aboutir à sa réussite. Sans maîtrise ni méthodologie, ceci n'est, bien sûr, pas sans danger pour l'image de l'entreprise...
OBJECTIFS
Identifier les enjeux de la communication événementielle dans la stratégie de l'entreprise
Concevoir et mettre en place un événement
Contrôler le processus d'élaboration
Coordonner et réaliser le projet
Assurer un suivi
PROGRAMME DE LA FORMATION
L'évènement et l'entreprise
Distinguer les différents types de projets événementiels
colloque, salon, séminaire, journée porte ouverte, inauguration...
AVANT - Collecte des informations sur le projet
Sélection de la nature de l'événement à organiser
Identification des intervenants
Enjeux et retours attendus
Définir les cibles et les attentes des partenaires
Constituer un groupe de pilotage avec les personnes et les structures ressources
Etablissement d'un tableau de bord : élaborer un pré-projet et définir les objectifs, les contraintes,
les axes de création, le financement, les cibles... Identifier les rôles et les taches de chaque personne impliquée, qui validera chaque étape...
Explorer les financements possibles
Préparation de l'événement
Ressources humaines
Rétroplanning
Tableau de bord de suivi de budget
Sélection des prestataires
Rédaction d'un cahier des charges
Communication de l'événement
Mettre en place un plan de communication avec ses outils :
site internet, presse, mécénat, sponsoring, les outils techniques...
Invitations
Gestion des réponses
Plan de relance
Constituer une documentation suivant le thème de l'évènement
Documents et supports à remettre aux participants
Détails techniques : agencement, accueil, livraison...
PENDANT - Réalisation
Coordonner les différentes taches, contrôler et valider
Accueil personnalisé
Gestion des demandes
Tenir son rôle d'interface
Etre en éveille et réactif suivant les problèmes rencontrés
Superviser la clôture de l'événement
APRES - Bilan de l'évènement points forts et points à améliorer et suivi
Mise à jour du tableau de bord établi dans la définition des objectifs
Analyser le retour des participants via le questionnaire de satisfaction
Administratif, statistique, partenaire, acteur public et privé...
Faire savoir les points forts et reconduction possible de l'évènement
Remerciements
DUREE
3 jours
PUBLIC
Toute personne, entreprise, souhaitant mettre en place un évènement
Pré REQUIS
Aucun
EVALUATION
Auto-évaluation de positionnement par entretien ou questionnaire.
Auto-évaluation des acquis de la formation par questionnaire amenant à une réflexion sur un plan d'actions.
PEDAGOGIE
Brainstorming. Exposé.
Diagnostic personnalisé.
SANCTION DE LA FORMATION
Une attestation de formation sera envoyée post formation.
